Benimmregeln gibt es viele, vor allem in der analogen Welt. Sprich nicht mit vollem Mund, „Gesundheit“ wünschen, wenn jemand niest, sei pünktlich, „Ladies first“. Diese und weitere Verhaltensregeln lenken schon viele Jahrzehnte unser Zusammenleben. Die Digitalisierung stellt uns jedoch vor ganz andere Herausforderungen. Plötzlich stellen sich neue Fragen: Ist es in Ordnung, in einem Meeting E-Mails zu schreiben? Wie verhalte ich mich in einer Telefon- oder Videokonferenz? Welche Regeln gelten für digitale Messen? Unser Digital-Knigge soll dir zur Hand gehen und dir zeigen, worauf es bei digitaler Höflichkeit ankommt. Denn auch in der digitalen Welt gilt es, bestimmte Regeln einzuhalten.
- Die richtige Kommunikation
Auch im digitalen Zeitalter, in dem jeder über E-Mails, Whatsapp, Instagram und Co. kommuniziert, ist es wichtig, auf die richtige Kommunikation zu achten. Bleib höflich und gehe respektvoll mit deinem Gegenüber um. Das gilt auch für digitale Gespräche – sei es nun über Zoom, Skype oder einen anderen Dienst. Bist du neu oder kennst deinen Gesprächspartner nicht, dann stelle dich vor. Das tust du schließlich auch im analogen Leben und erwartest es von anderen. Außerdem ermöglicht es eine direkte Ansprache. Noch viel wichtiger als im gewöhnlichen Alltag ist es, sich in der digitalen Welt ausreden zu lassen und dem Gegenüber Zeit zu reagieren zu geben. Gerade wenn du mit mehreren Leuten in einer Telefon- oder Videokonferenz bist, solltest du darauf achten. Reden mehrere Personen gleichzeitig kann das schnell zu einem Durcheinander führen, bei dem sich niemand mehr versteht. Um digital gut verständlich zu sein, hilft es auch, auf seine Artikulation zu achten. Spreche nicht zu schnell und drücke dich deutlich aus. Dabei gilt während des ganzen Gesprächs: Bleib aufmerksam und vermeide Ablenkungen wie auf dein Smartphone zu gucken.
Auf einen Blick:
- Sei freundlich und höflich
- Lass dein Gegenüber ausreden
- Spreche klar und deutlich und nicht zu schnell
- Bleib aufmerksam und lass dich nicht ablenken
- Die richtige Umgebung
Steht für dich ein digitales Gespräch in Form einer Videokonferenz an, solltest du bereits vorab ein paar Checks durchführen. Funktionieren Kamera und Mikrofon? Ist die Internetverbindung sichergestellt? Werfe auch einen Blick auf deine Umgebung. Versichere dich mit einem Blick über die Schulter, was hinter dir zu sehen ist und prüfe deine Wand. Ein unaufgeräumter Hintergrund oder ein Wäscheständer im Hintergrund wirken wenig professionell. Sorge außerdem für eine störungsfreie Umgebung. Das heißt, vermeide unnötige Geräusche und stelle Hintergrundgeräusche wie beispielsweise die laufende Kaffeemaschine oder das Radio möglichst ab. Arbeite am besten mit der Mute-Funktion. Schalte sie an, wenn du gerade nicht sprichst oder auch, wenn du von unterwegs an einem Meeting teilnehmen musst. Dadurch vermeidest du es, deine Meetingpartner mit ungewollten Hintergrundgeräuschen zu belästigen. Geräusche, wie das Abstellen von Kaffeetassen oder das Rascheln mit Papier können nämlich laute Übertragungsgeräusche verursachen. Zur Umgebung gehörst übrigens in diesem Fall auch du selbst. Auch wenn du deine digitalen Gespräche und Meetings von zuhause aus durchführst, solltest du auf einen gewissen Dresscode und ein ordentliches Äußeres achten. Kleide dich also entsprechend. Hast du ein Meeting mit deinen Arbeitskollegen, dann zieh dich an als würdest du ins Büro fahren. Wer sich ordentlich anzieht wirkt nicht nur professionell, sondern kann sich auch besser konzentrieren und fühlt sich selbstbewusster.
Auf einen Blick:
- Prüfe deine Technik und die Internetverbindung
- Check deine Wand und den Hintergrund
- Vermeide unnötige Geräusche
- Nutze die Mute-Funktion
- Achte auf den richtigen Dresscode
- Richtiges Verhalten auf einer digitalen Messe
Diese Regeln der digitalen Höflichkeit gelten nicht nur für online Meetings und digitale Gespräche, sondern natürlich auch für digitale Messen. Zusätzlich zu Videochat-Funktionen kann es hier weitere Funktionen wie Chats und Gruppenchats geben oder vielleicht findest du Kontaktdaten in Form von E-Mail-Adressen oder Whatsapp-Nummern, an die du dich bei Fragen wenden kannst. Besonders auf digitalen Ausbildungsmessen stehen dir solche Möglichkeiten oft zur Verfügung, um dich bei deinem potenziellen Arbeitgeber über die Ausbildung zu erkundigen oder dich gleich direkt zu bewerben. Da gilt es, einen ordentlichen Eindruck zu hinterlassen. Nachrichten per E-Mail und in Chats sind schnell versendet. Da kann es schnell passieren, dass du etwas verschickst, das du vielleicht gar nicht so gemeint hast. Lese dir deine Nachricht vor dem Absenden daher in Ruhe durch. Denke auch daran, dass die schriftliche Kommunikation keine Emotionen liefert. Ironie oder Sarkasmus, aber auch Humor kann da schnell falsch oder gar nicht verstanden werden. Auch solltest du auf eine korrekte Rechtschreibung und Grammatik achten. Niemand möchte abgerissene Sätze oder zerstückelte Wörter lesen, also achte auf die Zeichensetzung. Du solltest auch nicht in GROßBUCHSTABEN schreiben oder mit zu vielen Ausrufezeichen!!! arbeiten. Das kommt bei den meisten aggressiv an und wird als Schreien gedeutet.
Auf einen Blick:
- Prüfe vor dem Absenden, was du schreibst
- Achte auf Rechtschreibung und Grammatik
- Sei höflich und freundlich
Ob digitales Meeting oder digitale Messe …
… es gilt auch hier: Pünktlichkeit. Egal in welcher Form du an einem digitalen Meeting oder einer digitalen Messe teilnimmst – sei es per Videokonferenz oder Chat – sei pünktlich und halte dich an vorgegebene Zeitpläne und die digitalen Höflichkeitsregeln. Dann bist du auf der sicheren Seite.
